Para comprar o vender una vivienda en España necesitas, como mínimo, la nota simple del Registro, la escritura de propiedad, el certificado de eficiencia energética, el certificado de estar al corriente de pago en la comunidad de propietarios, el último recibo del IBI y, si hay hipoteca, el certificado de saldo pendiente. El vendedor aporta la mayoría de estos documentos; el comprador suma su DNI o NIE, la acreditación de los medios de pago y, en su caso, la oferta vinculante del banco.
En resumen:
- La nota simple debe solicitarse con menos de 30 días de antelación para reducir riesgos de cargas o embargos no actualizados en el momento de la firma.
- El comprador debe revisar la nota simple actualizada, certificado energético, última factura del IBI y certificado de pago de la comunidad antes de firmar arras o señal.
- En viviendas sobre plano, es clave verificar inscripciones, avales bancarios y garantías específicas del promotor para evitar riesgos futuros.
- La cancelación de hipotecas y cargas debe acordarse por escrito antes de firmar para evitar disputas y garantizar una compraventa limpia.
- Cada organismo (Registro, Notaría, Catastro, Ayuntamiento) gestiona diferentes documentos, por lo que se recomienda solicitar y revisar con antelación y en el formato adecuado.
Tabla de contenidos
- Documentos que debe aportar el vendedor
- Documentos que debe aportar el comprador
- Documentos según el tipo de vivienda: obra nueva, sobre plano y segunda mano
- Notaría, Registro de la Propiedad y Catastro: qué papel juega cada uno
- Quién paga cada gasto e impuesto en la compraventa
- Checklist antes de firmar arras o entregar una señal
- Cómo Hogarluco ayuda a revisar y gestionar tu documentación
- Certificación energética detallada y su impacto en la transacción
- Comprobación de cargas y gravámenes sobre la vivienda
- Limitaciones urbanísticas y servidumbres que conviene revisar
- Documentación para devolver la fianza si hay un alquiler previo a la venta
- Errores frecuentes al reunir la documentación de compraventa
- Revisión documental con Hogarluco antes de firmar
- Dónde solicitar y verificar cada documento
- Fuentes
- Preguntas frecuentes
Documentos que debe aportar el vendedor
Si vendes una casa en España, el notario y el comprador te van a pedir una serie de papeles concretos. Cada uno cumple una función legal distinta y conviene reunirlos con tiempo, porque algunos tardan días en expedirse.
- Escritura de propiedad: acredita que eres el titular legal. Si la has perdido, puedes pedir una copia autorizada en la notaría donde se firmó originalmente.
- Nota simple registral: informa sobre titularidad, cargas y descripción de la finca. Puede solicitarse online en el portal del Registro de la Propiedad, y conviene que tenga menos de 15 a 30 días de antigüedad para evitar sorpresas de última hora.
- Certificado de eficiencia energética (CEE): es obligatorio para vender o anunciar la vivienda, tiene una validez máxima y su ausencia puede acarrear sanciones administrativas, tal como recoge esta guía sobre documentación previa a la reserva.
- Certificado de estar al corriente de pago con la comunidad: el artículo 9.1.e de la Ley de Propiedad Horizontal obliga a presentarlo, expedido por el administrador con el visto bueno del presidente, salvo que el comprador renuncie expresamente a exigirlo.
- Recibo del IBI y referencia catastral: confirman que no hay deudas municipales pendientes y sirven de base para varios cálculos fiscales posteriores.
- Documentación hipotecaria: si aún queda hipoteca viva, necesitas el certificado de saldo pendiente emitido por el banco; el notario suele retener parte del precio en la firma para cancelarla.
- Cédula de habitabilidad o licencia de primera ocupación: exigida en algunas comunidades autónomas, especialmente para viviendas más antiguas o reformadas.
Si vendes a través de una sociedad, añade las escrituras de constitución y el poder notarial de quien firme en tu nombre.
Consejo profesional: Pide la nota simple lo más tarde posible dentro del proceso, justo antes de firmar arras. Una nota simple caducada obliga a repetir el trámite y puede retrasar toda la operación varios días.
Documentos que debe aportar el comprador
La parte compradora también llega a la mesa con su propia carpeta de papeles. Sin ellos, la notaría no puede avanzar aunque el vendedor lo tenga todo listo.
- DNI o NIE en vigor: si firma un apoderado, hay que verificar el poder notarial y que sus facultades cubran expresamente la compra de inmuebles.
- Acreditación de los medios de pago: justificantes bancarios que demuestren el origen del dinero, requisito habitual para prevenir el blanqueo de capitales.
- Oferta vinculante del banco, si hay hipoteca: la notaría exige conocer las condiciones del préstamo con antelación suficiente para explicarlas el día de la firma.
- Comprobaciones al vendedor: antes de comprometerse, el comprador debe pedir la nota simple actualizada, el certificado energético, el último recibo del IBI y el certificado de la comunidad de propietarios.
- Revisión previa al contrato de arras: conviene cruzar todos estos documentos antes de firmar cualquier contrato de arras o entregar una señal, no después.
Muchos compradores cometen el error de fiarse de la palabra del vendedor sobre cargas o deudas pendientes. Pedir los documentos por escrito, con fecha reciente, es la única forma real de comprobarlo.
Documentos según el tipo de vivienda: obra nueva, sobre plano y segunda mano
La documentación cambia bastante según compres una vivienda terminada, una de obra nueva recién entregada o una que todavía está sobre plano.
Sobre plano, conviene exigir la inscripción del terreno a nombre del promotor en el Registro de la Propiedad y comprobar los datos de la promotora en el Registro Mercantil. También hay que pedir el aval bancario o la póliza de seguro que garantice las cantidades entregadas a cuenta, y verificar que existe una cuenta especial de garantía de pagos separada del patrimonio general del promotor.
Obra nueva ya entregada requiere la licencia de primera ocupación, el libro del edificio y las garantías del seguro decenal cuando la construcción esté sujeta a ese régimen. Sin la licencia de primera ocupación, muchos ayuntamientos no dan de alta los suministros.
Segunda mano es donde más suelen aparecer sorpresas: reformas hechas sin licencia, discrepancias entre los metros catastrados y los reales, o cargas que no figuraban en notas simples antiguas. Por eso una nota simple actualizada es aquí más importante que en obra nueva.
Según el tipo de compra, conviene añadir cláusulas específicas al contrato: en obra sobre plano, una cláusula de resolución si el promotor incumple plazos; en segunda mano, una cláusula que condicione la venta a que las reformas declaradas coincidan con lo registrado.
Notaría, Registro de la Propiedad y Catastro: qué papel juega cada uno
Tres organismos intervienen en toda compraventa, y cada uno gestiona una parte distinta de la documentación.
El notario da fe pública del acto, comprueba la identidad de las partes, revisa la titularidad y las cargas, y redacta la escritura. Los propios notarios recomiendan revisar el borrador de la escritura con varios días de antelación, y recuerdan que el comprador tiene derecho a elegir notario.
El Registro de la Propiedad inscribe la escritura una vez firmada y expide distintos tipos de nota simple: ordinaria, de información continuada (avisa si se inscribe algo nuevo tras su expedición) y de localización.
El Catastro, a través de su sede electrónica, permite consultar la referencia catastral y el valor de referencia, dato que la Administración puede usar como base para calcular el ITP.
- Nota simple: disponible online en cuestión de minutos u horas.
- Certificado energético: puede tardar varios días si aún no está tramitado.
- Inscripción registral tras la firma: no es inmediata, suele tardar semanas.
Una nota simple con menos de 15 a 30 días de antigüedad reduce de forma notable el riesgo de que aparezca un embargo o una anotación nueva justo el día de la firma, según recoge este análisis sobre certificados de comunidad.
Quién paga cada gasto e impuesto en la compraventa
El reparto de gastos sigue unas reglas bastante estables en el mercado español, aunque siempre se puede negociar algo en el contrato.
- ITP (transmisiones patrimoniales) en vivienda de segunda mano, o IVA más AJD en obra nueva: por norma general los paga el comprador.
- Gastos de notaría: se reparten según lo pactado, aunque la ley atribuye por defecto ciertas copias al comprador y la matriz al vendedor.
- Registro de la Propiedad: la inscripción corre normalmente a cargo del comprador.
- Plusvalía municipal: la paga el vendedor, salvo pacto en contrario, y debe declararse dentro de los plazos municipales establecidos.
- IRPF sobre la ganancia patrimonial: responsabilidad del vendedor en su declaración de la renta del año siguiente.
Si aún queda hipoteca por cancelar, es habitual retener parte del precio en la firma para saldarla, y que el notario gestione después el abono al banco y la cancelación registral. Conviene aclarar por escrito, antes de firmar arras, quién asume cada partida para evitar discusiones el día de la escritura.
Checklist antes de firmar arras o entregar una señal
Antes de comprometer un solo euro, repasa estos puntos uno por uno.
- Nota simple registral con menos de 30 días de antigüedad.
- Certificado de estar al corriente de pago con la comunidad de propietarios.
- Certificado de eficiencia energética vigente.
- Último recibo del IBI y confirmación de que no hay deudas municipales.
- Certificado bancario de saldo pendiente, si hay hipoteca.
- Actas de las últimas juntas de propietarios, para detectar derramas aprobadas o pendientes que no aparecen en ningún certificado independiente.
Si detectas cargas no declaradas, deudas ocultas o discrepancias catastrales, no firmes: exige su cancelación previa, retén parte del importe en depósito notarial o anula las arras si el vendedor se niega a resolverlo.
Consejo profesional: Pide siempre las actas de las juntas de los últimos dos años, no solo el certificado del administrador. No existe un "certificado de derramas" oficial independiente, así que la única forma de conocer gastos futuros aprobados es leyendo esas actas directamente.
Cómo Hogarluco ayuda a revisar y gestionar tu documentación
Reunir y verificar toda esta documentación consume tiempo, y un solo papel desactualizado puede retrasar la firma semanas. Hogarluco acompaña a compradores y vendedores en esa tarea como parte de su gestión integral de las operaciones.
- Revisión del dossier completo antes de avanzar a notaría, comprobando cargas, certificados y plazos de vigencia.
- Coordinación directa con la notaría para que la documentación llegue completa y a tiempo.
- Gestión de certificados pendientes, incluidos los de comunidad y eficiencia energética.
Puedes profundizar en el proceso completo en esta guía sobre los pasos para comprar vivienda en España, y consultar también la comparativa entre el Plan Vive de Madrid y el alquiler con opción a compra si buscas alternativas de acceso a la vivienda.
Certificación energética detallada y su impacto en la transacción
El certificado de eficiencia energética no es un trámite decorativo: clasifica la vivienda en una escala de la A a la G según su consumo, y esa etiqueta puede influir directamente en el precio de cierre y en la percepción del comprador. Una calificación baja, por ejemplo F o G, suele traducirse en una negociación a la baja o en la exigencia de reformas antes de firmar.
El certificado tiene una validez máxima de diez años, según establece la normativa vigente, y debe entregarse tanto para vender como para alquilar. No puede publicarse ningún anuncio de venta sin incluir la calificación energética, y su ausencia el día de la firma puede obligar a posponer la escritura.
Para el comprador, revisar este documento con calma antes de la firma tiene sentido práctico más allá del papeleo: una vivienda con mala calificación implica facturas de calefacción o climatización más altas durante años. Puedes consultar el proceso completo de tramitación en esta guía sobre el certificado energético de vivienda.
Si la vivienda ha sido reformada recientemente (cambio de ventanas, aislamiento, calefacción nueva), conviene actualizar el certificado antes de vender, porque una calificación desactualizada puede infravalorar el inmueble frente a compradores que comparan varias opciones.
Comprobación de cargas y gravámenes sobre la vivienda
Antes de comprar, hay que verificar que la vivienda está libre de cargas que puedan trasladarse al nuevo propietario. La nota simple registral es la herramienta principal para esto: refleja hipotecas pendientes, embargos, servidumbres inscritas y cualquier anotación judicial sobre la finca.
No basta con pedir una nota simple una sola vez al principio del proceso. Como puede inscribirse una nueva carga entre el momento de la consulta y el de la firma, existe la nota simple de información continuada, que avisa automáticamente si se registra algo nuevo durante ese periodo, según explica el portal de la Administración General del Estado.
Entre las cargas más habituales que aparecen sin que el vendedor las mencione están las hipotecas no canceladas formalmente aunque estén pagadas, los embargos derivados de deudas fiscales, y las anotaciones preventivas por procedimientos judiciales en curso. También conviene revisar si existen derechos de tanteo y retracto a favor de administraciones públicas, algo relativamente frecuente en viviendas protegidas o en determinados cascos históricos.
Si la nota simple muestra una hipoteca activa, el comprador puede exigir que el vendedor la cancele antes de la firma o que se retenga parte del precio en notaría para saldarla ese mismo día, con el compromiso de tramitar después la cancelación registral.
Limitaciones urbanísticas y servidumbres que conviene revisar
Más allá de las cargas económicas, existen limitaciones que afectan al uso físico de la vivienda y que no siempre figuran de forma clara en la nota simple. Las servidumbres de paso, de luces y vistas, o de medianería entre fincas colindantes pueden condicionar reformas futuras o el uso de espacios comunes.
También conviene comprobar el planeamiento urbanístico del municipio, especialmente en viviendas unifamiliares o parcelas con posibilidad de ampliación. Una afección urbanística, como una futura expropiación parcial o una limitación de altura, puede no aparecer en el Registro y sí en el ayuntamiento correspondiente.
En comunidades de propietarios, algunas servidumbres afectan a zonas comunes: antenas, canalizaciones o accesos compartidos con fincas vecinas. Pedir el certificado de la comunidad y revisar las actas ayuda a detectar este tipo de situaciones antes de comprometerse.
Para viviendas de obra nueva o recién reformadas, conviene además confirmar que no existen discrepancias entre lo construido y lo autorizado en la licencia municipal, porque una construcción fuera de norma puede acarrear expedientes de legalización a cargo del nuevo propietario.
Documentación para devolver la fianza si hay un alquiler previo a la venta
Si la vivienda estuvo alquilada antes de ponerse a la venta, hay que resolver la fianza del inquilino antes o durante el proceso de compraventa. La fianza depositada al inicio del contrato de alquiler debe devolverse una vez comprobado el estado del inmueble en la entrega de llaves.
Para gestionar esa devolución correctamente conviene reunir el contrato de arrendamiento original, el justificante del depósito de la fianza en el organismo autonómico correspondiente y un acta o informe del estado de la vivienda al finalizar el alquiler. Si hay desperfectos, el propietario puede descontar su reparación de la fianza, siempre documentando el gasto con facturas.
Este trámite debe cerrarse antes de la firma de la escritura de compraventa, porque el comprador entra a un inmueble libre de cargas y de obligaciones pendientes con terceros, incluido el inquilino anterior. Dejarlo pendiente puede generar reclamaciones posteriores contra el nuevo propietario si no quedó bien documentado en el momento del traspaso.
Errores frecuentes al reunir la documentación de compraventa
Los bloqueos más habituales en notaría no vienen de documentos complicados, sino de descuidos simples: una nota simple caducada, un certificado energético que nadie tramitó a tiempo o una discrepancia catastral que nadie detectó hasta el último momento.
La prioridad debería ser siempre la misma: verificar cargas y deudas antes de hablar de precio, no después. Muchos compradores se enamoran de una vivienda y dejan la comprobación documental para el final, cuando ya han entregado una señal.
Los plazos de vigencia importan más de lo que parece. Una nota simple de un mes de antigüedad puede parecer reciente y ya no reflejar la realidad. Consultar directamente los portales oficiales del Registro, el Notariado y el Catastro sigue siendo la forma más fiable de evitar sorpresas.
— Alejandra
Revisión documental con Hogarluco antes de firmar
Hogarluco es la alternativa a gestionar tú solo la revisión de cargas, certificados y plazos: un equipo que verifica el dossier completo antes de que te sientes frente al notario, con un precio de compra fijado desde el inicio.
El equipo revisa la nota simple, el certificado energético y el certificado de comunidad antes de que avances a arras, y coordina directamente con la notaría para que nada quede pendiente el día de la firma. Esto es especialmente útil si buscas acceder a una vivienda mediante alquiler con opción a compra, sin depender de la aprobación bancaria tradicional.
Puedes consultar la oferta de alquiler con opción a compra en Madrid y solicitar una revisión de tu caso concreto antes de comprometer ningún pago.
Dónde solicitar y verificar cada documento
Cada organismo español gestiona un trámite distinto, y conviene saber a cuál acudir según el papel que te falte.
- Registro de la Propiedad (Registradores): nota simple, certificados registrales y consulta de cargas.
- Notariado (Notariado): elección de notario, revisión de la escritura antes de la firma.
- Catastro (Sedecatastro): referencia catastral y valor de referencia a efectos fiscales.
- Ayuntamiento: licencia de primera ocupación, cédula de habitabilidad e IBI.
Como norma general, pide cualquier certificado con la menor antelación posible respecto a la firma, y revisa siempre el formato aceptado por la notaría antes de entregarlo, ya sea en papel o digital con firma electrónica.
Fuentes
- Colegio de Registradores / Portal del Registro de la Propiedad
- Los notarios explican los pasos a seguir en la compraventa de una vivienda
- El certificado de corriente de pago de una comunidad de propietarios
- Los 15 documentos que debe exigir antes de reservar una vivienda en España (Guía 2026)
- Sede electrónica del Catastro
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos son necesarios para la compraventa de una vivienda?
Como mínimo necesitas la nota simple registral, la escritura de propiedad, el certificado energético, el certificado de la comunidad, el recibo del IBI y, si hay hipoteca, el certificado de saldo pendiente.
¿Qué papeles debe pedir el comprador antes de firmar?
El comprador debe exigir la nota simple actualizada, el certificado energético, el certificado de estar al corriente con la comunidad y el último recibo del IBI, además de comprobar cargas y servidumbres inscritas.
¿Qué documentos son necesarios para vender un inmueble?
El vendedor necesita la escritura, la nota simple, el certificado energético, el certificado de comunidad, el recibo del IBI y, en su caso, el certificado de saldo y cancelación de hipoteca.